Mapowanie procesów - jak je przeprowadzić?
Wiele popularnych obecnie koncepcji zarządzania opiera się na podejściu procesowym, gdzie mapowanie, optymalizacja i modelowanie procesów jest punktem wyjścia do zwiększania efektywności przedsiębiorstwa. Pierwszy etap podnoszenia efektywności procesów, czyli mapowanie procesów polega na przedstawieniu sekwencji działań w przejrzystej graficznie formie. Graficzne przedstawienie procesu ułatwia uchwycić i zrozumieć stopień skomplikowania procesu i sprawniej wytypować potencjał do poprawy efektywności. Mapowanie procesów odbywa się na bazie wywiadów z osobami i zespołami je realizujące.
Czym jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesów, tak jak powiedziano powyżej, polega na graficznym przedstawieniu przebiegu działań wykonywanych podczas realizacji procesu. Mapa powinna być przejrzysta i czytelna oraz posiadać informację co jest na wejściu procesu oraz co jest jego efektem, a także informacje o osobach które biorą udział w jego realizacji. Mapie powinna również uwzględnić jakie zasoby są wykorzystywane. Istotne jest także, aby mapa przedstawiała proces zgodnie z jego aktualnym przebiegiem
Mapowanie procesów – dlaczego warto?
Wartości jakie płyną z mapowania procesów są bardzo szerokie ale też różne dla różnych organizacji. Większość firm podejmuje się identyfikacji i mapowania procesów w momencie uświadomienie sobie, że są one nieefektywne, często projekty mapowania są również uruchamiane przed, lub niestety w trakcie istotnych zmian organizacyjnych takich jak wdrożenie systemów informatycznych jak np. ERP, CRM lub innych systemów operacyjnych. Inną okolicznością która skłania do analizy procesów jest skalowanie działalności oraz często połączony z tym wzrost zatrudnienia i rozbudowa struktury organizacyjnej, co wzmaga zapotrzebowanie na zdefiniowanie zakresu działań i odpowiedzialności nowych ale też dotychczasowych pracowników.
Mapowanie pomaga również opracować standardy postępowania pracowników poszczególnych działów, tym samym definiują jakość usług i produktów. Zalet mapowania procesów jest wiele, a wszystkie sprowadzają się do zwiększenia efektywności organizacji, poprawy jakości i sprawnej kontroli nad realizowanymi w firmie zadaniami. Sprawdź w naszym artykule jakie jest 5 głównych powodów dlaczego warto optymalizować procesy biznesowe.
Więcej artykułów
W jaki sposób mapować procesy?
Do opisywania procesów biznesowych stosuje się różne metody i techniki, wśród bardziej popularnych są:
- wykres Gantta
- diagram UML (Unified Modeling Language)
- natomiast jedną z bardziej popularnych jest BPMN (Business Process Model Notation), wykorzystywany do specyfikowania przepływów procesów pracy oparty na schemacie blokowym. Proces BPMN jest czytelny i może być interpretowany tylko w jeden sposób dzięki zastosowaniu jasno określonych symboli.
Notacja BPMN
Celem notacji BPMN jest wspieranie zarządzania procesami biznesowymi, poprzez dostarczanie intuicyjnej metody, łatwo zrozumiałej dla wszystkich interesariuszy procesów. Notacja BPMN to wspólny język ułatwiający komunikację dzięki prostym diagramom zbudowanym z ograniczonego zestawu elementów graficznych. Zarówno użytkownikom biznesowym, technicznym oraz finansowym umożliwiają zrozumienie przepływów pracy i logiki procesów.
Podstawowe elementy BPMN to:
Tory - oddzielające uczestników procesów lub ich grupy, np. zespoły lub nawet działy.Obiekty przepływu - definiujące działania, grupy działań, bramki oznaczające węzeł decyzyjny oraz zdarzenia wejściowe - wyzwalające proces oraz końcowe - kończące go. Łączniki obiektów - określające sekwencję zdarzeń.
Zostaw wiadomość lub umów się na rozmowę