Zarządzanie Procesowe
Jeśli masz wrażenie, że w Twojej firmie panuje nieład organizacyjny, warto się zastanowić czy to okres przejściowy związany z: natłokiem projektów, czas ponad przeciętnej sprzedaży, rotacją pracowników, lub inną przyczyną tymczasową, czy może jednak chaos rozgościł się w firmie na dobre i jest stałym elementem prowadzonego biznesu. Jeśli bliżej Ci do drugiej odpowiedzi i chaos stał się normą, warto pomyśleć nad poprawą skuteczności działań przez wdrożenie metod skutecznego zarządzania, wśród których zarządzanie procesowe należy do tych najbardziej efektywnych.
Czym jest zarządzanie procesowe?
Zarządzanie procesowe, znane również jako Business Process Management (BPM), to kompleksowe podejście do zarządzania firmą, skupione na optymalizacji procesów biznesowych w celu zwiększenia ich efektywności i wydajności. Podejście procesowe to strategia prowadzenia biznesu, która pomaga ewidencjonować, dokumentować, monitorować i optymalizować procesy biznesowe między innymi w celu wyeliminowania marnotrawstwa, usunięcie wąskich gardeł, skrócenia czasu realizacji zadań oraz zwiększenia wydajności i jakości działań. Kluczową koncepcją podejścia procesowego jest patrzenie na firmę jak na zbiór powiązanych ze sobą procesów, a nie oddzielnych działów lub funkcji. Każdy proces składa się z szeregu powiązanych ze sobą działań, które poprzez przekształcenie określonych zasobów generują wartość dodaną dla klientów. W sytuacji gdzie konkurencja jest agresywna, a wymagania klientów nieustannie rosną, efektywne zarządzanie procesami i stałe ich usprawnianie są sposobem na podnoszenie jakości usług i produktów oraz budowanie przewag rynkowych.
Korzyści z wprowadzenia zarządzania procesowego
Efektywne zarządzanie procesami przekłada się bezpośrednio na poprawę skuteczności operacyjnej, co w efekcie wpływa na poprawę wyników finansowych. Oto niektóre z korzyści, które wspierają efektywność operacyjną i poprawę rentowności biznesu:
-
Poprawa wydajności - optymalizacja procesów biznesowych prowadzi do usunięcia marnotrawstwa, skrócenia czasu realizacji zadań i zwiększenia wydajności operacyjnej. Skuteczne zarządzanie procesami to najprostsza droga do poprawy efektywności firmy.
-
Lepsza jakość - standaryzacja i monitorowanie efektywności procesów pozwala na utrzymanie wysokiej jakości produktów i usług, zmniejszając liczbę błędów i niezgodności.
-
Większa satysfakcja klientów - optymalizacja procesów zazwyczaj skracają czas oczekiwania na produkt końcowy, poprawia komunikację i dostarczają klientom lepszych doświadczeń.
-
Obniżenie kosztów - eliminacja marnotrawstwa, usprawnienie przepływu informacji i optymalizacja zasobów prowadzą do obniżenia kosztów operacyjnych, co pozytywnie wpływa na marżę i rentowność.
-
Większa przejrzystość - sprawne zarządzanie procesami poprzez ich dokumentowanie i monitorowanie wydajności zwiększa przejrzystość działań, ułatwia pracę i podejmowanie decyzji biznesowych.
-
Ciągłe doskonalenie - cykliczna optymalizacja działań umożliwia ciągłe doskonalenie i dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych.
Przeczytaj nasze pozostałe wpisy na blogu
Strategia zarządzania procesowego
Skuteczne zarządzanie procesami wymaga wdrożenia podejścia procesowego, które uwzględniać będzie specyficzne dla firmy cele biznesowe, zasoby organizacji, jej potrzeby i oczekiwania klientów. Metodologia zarządzania procesowego wymaga więc podjęcia określonych działań takich jak definiowanie celów, które mają zostać osiągnięte dzięki zarządzaniu procesowemu, którymi mogą być: zwiększenie wydajności, obniżenie kosztów czy poprawa satysfakcji klientów. Konieczne jest również zidentyfikowanie i pełne zrozumienie wszystkich kluczowych procesów w organizacji, a następnie tworzenie map procesów, które pokazują ich przebieg i wzajemne powiązania. Procesy należy przeanalizować pod kątem efektywności, marnotrawstwa i obszarów wymagających usprawnień. Na podstawie takiej analizy należy ustalić priorytety i skupić się na poprawie procesów, które mają największy wpływ na cele biznesowe. Wdrożenie podejścia procesowego zakłada ich stałe doskonalenie, ciągłe monitorowanie efektywności i optymalizację procesów.
Pomimo licznych korzyści z wdrożenia zarządzania procesowego może ono stanowić wyzwanie dla organizacji. Ryzyko niepowodzenia można jednak ograniczyć zwracając uwagę na takie aspekty jak:
Zaangażowanie najwyższego kierownictwa - wsparcie kluczowych managerów i rola przywództwa jest kluczowe dla zbudowania organizacji procesowej. Liderzy powinni aktywnie promować tę koncepcję i dawać przykład swoim zaangażowaniem.
Koncentracja na procesach kluczowych - zamiast próbować optymalizować wszystkie procesy naraz, skoncentruj się na tych, które mają największy wpływ na cele biznesowe.
Zaangażowanie pracowników - jak w przypadku każdej zmiany tak samo w tym przypadku zaangażowanie pracowników jest niezbędne do zrozumienia procesów, identyfikacji obszarów wymagających usprawnień oraz skutecznego przeprowadzania zmian.
Wykorzystanie danych - dane i analizy pomogą zdefiniować gdzie kryje marnotrawstwo oraz obszary wymagające usprawnień. Dane, mierniki efektywności w postaci KPI pomogą również zweryfikować postępy i efekty wdrożenia.
Szkolenia i komunikacja - zapewnij pracownikom dostęp do niezbędnej wiedzy oraz zadbaj o skuteczną komunikację na temat celów, postępów i korzyści płynących z wprowadzenia zarządzania procesowego i doskonalenia procesów.
Skuteczność zarządzania procesami w liczbach
Korzyści z wprowadzenia zarządzania procesowego są poparte licznymi badaniami i statystykami, oto kilka przykładów:
-
Według raportu Gartner (jednej z najbardziej renomowanych firm na świecie zajmujących się badaniami), organizacje które wdrożyły podejście procesowe, odnotowały średnio 10-35% wzrost produktywności i wydajności.
-
Z kolei badanie przeprowadzone przez Bain & Company (globalnej firmy doradczej, posiadającej 65 biur w 40 krajach), wykazało, że zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie przynosi średnio 10-30% oszczędności kosztów operacyjnych.
-
Natomiast badania przeprowadzonych przez APQC (organizacja non-profit, mająca na celu wspieranie przedsiębiorstw w poprawie ich produktywności), firmy skupione na doskonaleniu procesów osiągnęły średnio 20% skrócenie czasu ich realizacji.
Poznaj wyzwania naszych Klientów
Transformacja organizacyjna w branży budowlano-instalacyjnej
Analiza Modelu Biznesowego
Mapowanie Procesów
Raportowanie Rentowności Projektów
Optymalizacja procesów obsługi Klientów w firmie zarządzającej nieruchomościami
Analiza Modelu Biznesowego
Optymalizacja i Modelowanie Procesów
Budowa Mierników Efektywności
Opracowanie badań i analiz biznesowych dla Klubu Sportowego
Analiza Modelu Biznesowego
Badanie Kultury Organizacyjnej
Analiza Benchmarkingowa
Rola konsultanta we wdrożeniu podejścia procesowego
Szczególnie na początku drogi zmierzającej do wprowadzenia zarządzania procesowego, warto skorzystać z usług konsultanta, opierającego swoje doradztwo na doskonaleniu procesów, który może przekazać know how i pomóc w działaniach takich jak:
-
Doradztwo strategiczne, eksperci pomagają w opracowaniu strategii doskonalenia procesów, która jest zgodna z celami biznesowymi organizacji oraz jej kulturą i możliwościami.
-
Mapowanie i analiza procesów, specjaliści ewidencjonują, dokumentują i analizują procesy biznesowe, identyfikując obszary wymagające usprawnień i optymalizacji.
-
Projektowanie i modelowanie procesów, konsultanci pomagają w projektowaniu i modelowaniu procesów, wykorzystując najlepsze praktyki i dopasowane do typu działalności narzędzia.
-
Automatyzacja procesów, wyspecjalizowane firmy pomagają wdrożyć narzędzia automatyzujące procesy i usprawniające pracę.
-
Zarządzanie zmianą, konsultanci pomagają również w zarządzaniu zmianą, zapewniając skuteczną komunikację, dbając o zaangażowanie pracowników oraz wdrożenie nowych procesów i sposobów pracy.
Korzystanie z usług firm konsultingowych znacznie zwiększa szanse na sukces inicjatyw związanych z monitorowaniem efektywności procesów. Zewnętrzni eksperci wnoszą specjalistyczną wiedzę, najlepsze praktyki oraz doświadczenie z innych projektów, co pozwala uniknąć typowych błędów i sprawnie pokonywać przeszkody.
Skorzystaj z darmowej konsultacji