Cykl Deminga
Cykl Deminga (PDCA) - jako narzędzie doskonalenia procesów
Jednym z prostszych narzędzi wykorzystywanych w doskonaleniu jakości procesów jest Cykl PDCA, znany również jako Cykl Deminga. Sam skrót PDCA oznacza Plan-Do-Check-Act, które w polskim tłumaczeniu oznaczają Planowanie, Wykonanie, Sprawdzanie i Działanie. Cykl ten jest również bazą w zarządzaniu jakością i może być stosowany niezależnie od branży.
Etapy Modelu PDCA
Schemat PDCA zakłada skupienie się na mniejszych, stopniowych zmianach, które pomagają usprawnić procesy przy minimalnym ryzyku zakłócenia całego procesu. Często stosowaną praktyką jest rozpoczęcie optymalizacji od tzw. pilotażu, aby przepracować metodę i sprawdzić jej zrozumienie wśród uczestników procesów. W skrócie elementy cyklu PDCA polegają na realizacji poniższych działań:
-
Planowanie (Plan) - na tym etapie ustalamy cele, analizujemy obecny stan procesów oraz opracowujemy plan działań mających na celu usprawnić proces.
-
Wykonanie (Do) - etap ten polega na identyfikacji problemu poprzez analizę informacji i danych, definiowanie i implementację planu rozwiązania.
-
Sprawdzanie (Check) - monitorowanie i analiza efektów wdrożonych działań, porównanie ich z założonymi celami oraz identyfikacja ewentualnych problemów i przeszkód.
-
Działanie (Act) - wprowadzenie korekt i usprawnień w procesach na podstawie wyników analizy, a następnie powrót do etapu planowania, aby dalej doskonalić procesy.
Ważne jest, aby pamiętać, że optymalizacja procesów jest działaniem ciągłym, co oznacza, że działania realizowane są cyklicznie.
Zasady Zarządzania Jakością
Deming opracował również zasady zarządzania jakością, które miały na celu poprawę efektywności i konkurencyjności organizacji. Te zasady wpłynęły na rozwój metody PDCA i są ściśle związane z filozofią ciągłego doskonalenia.
-
Myślenie Długofalowe – najważniejsze powinno być skupienie się na długofalowych celach spójnych z misją i wizją firmy.
-
Skupienie na Jakości – celem przedsiębiorstwa powinno być ciągle podwyższenia jakości wytwarzanych produktów lub usług. Prowadzi to do poprawy jakości procesów, do zwiększenia efektywności, wzrostu wyników i zmniejszenia nakładów. Aby zwiększyć efektywność przy ograniczeniu nakładów należy zmniejszyć wadliwość produkcji.
-
Rezygnacja z Kontroli Ludzi – Kontrolowane powinny być procesy a nie pracownicy.
-
Cena Jako Pochodna Jakości – nie opłaca się wykorzystywać najtańszych, słabej jakości materiałów, ponieważ niska cena nigdy nie zastąpi jakości.
-
Nieustanne Doskonalenie – firma poprzez ciągle doskonalenie procesów powinna móc zawsze sprostać oczekiwaniom klienta. Usprawnianie powinno zaczynać się na samej górze hierarchii organizacji i w ten sposób motywować pozostałych pracowników.
-
Zdobywanie Nowej Wiedzy – zdobywanie nowych umiejętności i wiedzy są niezbędne, aby usprawnić proces zarządzania.
-
Przywództwo – przywódca powinien rozumieć cele firmy i dopasowywać do nich pracę poszczególnych działów, myśleć o celach długoterminowych, tworzyć optymalne warunki pracy. Rolą przywództwa jest doskonalenie systemu pracy, ciągły rozwój oraz dbałość o pracowników.
-
Eliminacja Strachu – Otwarta komunikacja na linii pracownik - przełożony, przyczynia się do wyższego komfortu pracy i wyższej wydajności.
-
Przełamywanie Barier – pracownicy nie powinni ze sobą konkurować, nie powinni obawiać się podejmować ryzyka. Wszystkie działy powinny współdziałać, a problem jednego działu powinien być rozwiązywany wspólnie
-
Rezygnacja z Sloganów – slogany np. „zero defektów”, „większa efektywność” nie zachęcają do pracy, zamiast motywować, wywierają presję, co wpływa na pogorszenie atmosfery w pracy.
-
Ciągły Rozwój – pracownicy powinni mieć dostęp do szkoleń, warsztatów czy ustawicznego kształcenia.
-
Transformacja i Zmiana – przedsiębiorstwo powinno podlegać transformacji, która jest drogą do osiągnięcia sukcesu. W transformację powinni być zaangażowani wszyscy pracownicy, którzy rozumieją sens wprowadzanych zmian.
Model Ciągłego Doskonalenia
Stałe doskonalenie procesów zakłada, że firmy powinny nieustannie dążyć do ulepszania swoich procesów, produktów i usług, aby zwiększyć swoją konkurencyjność i efektywność. Schemat PDCA jest narzędziem, które pozwala na wdrożenie tej filozofii w praktyce, poprzez ciągłe planowanie, działanie, sprawdzanie i wprowadzanie zmian w procesach.
Ciągłe ulepszanie przedsiębiorstwa oparte o schemat cyklu PDCA polega na identyfikacji obszarów wymagających poprawy, opracowaniu planu działań, wdrożeniu zmian, monitorowaniu wyników i wprowadzaniu kolejnych korekt, aż do osiągnięcia optymalnych rezultatów. Dzięki temu podejściu, organizacje mogą nieustannie doskonalić swoje procesy i reagować na zmieniające się warunki rynkowe.
Wdrożenie Cyklu PDCA
Planowanie - plan działania to pierwszy etap cyklu Deminga, który polega na identyfikacji problemów, analizie przyczyn oraz opracowaniu planu mającego na celu poprawę procesów. W tym etapie należy również określić cele, które chcemy osiągnąć oraz wyznaczyć odpowiednie wskaźniki, które pozwolą na ocenę efektywności wprowadzanych zmian.
Wykonanie - drugi etap obejmuje wykonanie zadań określonych w etapie wcześniejszym, czyli testowe wdrożenie zmian. W tym etapie można zastosować metody PDCA, takie jak eksperymenty, pilotaże czy testy. Ważne jest również monitorowanie procesu wdrożenia oraz ewentualne korekty, które mogą być konieczne w przypadku napotkania trudności.
Sprawdzanie - trzeci etap to analiza wyników, która polega na ocenie efektywności wprowadzonych zmian oraz porównaniu osiągniętych rezultatów z wyznaczonymi celami i KPI. W tym etapie należy skupić się na analizie danych, które zostały zebrane podczas wdrożenia zmian oraz na identyfikacji obszarów, które wymagają dalszych korekt i usprawnień.
Działanie - ostatnią fazą cyklu Deminga jest przejście z testów do pełnego wdrożenia zmian.
Zastosowanie modelu PDCA
Cykl PDCA może być stosowany do wszystkich procesów jak również do systemu zarządzania jakością jako całości. Przykładowo wymagania systemu zarządzania jakością zdefiniowane w normach ISO, zakładają wykorzystanie cyklu PDCA w podejściu procesowym, jako narzędzie umożliwiające organizacjom zapewnienie efektywnego zarządzania procesami i możliwościami ich poprawy oraz określeniu czynników, które mogą powodować odchylenia od zaplanowanych wyników.
Przykłady zastosowania podejścia PDCA można znaleźć w wielu branżach, takich jak przemysł, usługi czy edukacja. Oto kilka przykładów:
-
W przemyśle motoryzacyjnym, PDCA jest stosowany do optymalizacji procesów produkcyjnych, redukcji marnotrawstwa oraz poprawy jakości produktów.
-
W sektorze usług, PDCA może pomóc w doskonaleniu obsługi klienta, poprawie efektywności pracy zespołów oraz wdrażaniu innowacji.
-
W edukacji, PDCA może wspierać nauczycieli w doskonaleniu metod nauczania, oceny efektywności programów nauczania oraz wdrażaniu nowych technologii.
W każdym z powyższych przypadków, gdzie znajdzie zastosowanie PDCA, metoda ta pozwala na identyfikację obszarów wymagających poprawy, opracowanie i wdrożenie planu działań, analizę efektów oraz wdrożenie zmian.
Korzyści wynikające z zastosowania cyklu PDCA
PDCA poprawia jakość procesów poprzez systematyczne i ciągłe doskonalenie, co wpływa na:
-
redukcję kosztów,
-
efektywność procesów,
-
jakość produktów i usług,
-
zarządzanie ryzykiem,
-
kreowanie przewag rynkowych,
-
zwiększenie satysfakcji klientów.
PDCA - Cykl Deminga to bardzo proste i zarazem skuteczne narzędzie, które pozwala na ciągłe doskonalenie procesów w organizacji. Jego zastosowanie przyczynia się do osiągnięcia lepszych wyników biznesowych oraz zwiększenia konkurencyjności. Dzięki systematycznemu podejściu do zarządzania, PDCA wspiera również rozwój kultury ciągłego doskonalenia i myślenia procesowego.
Więcej artykułów
Zostaw wiadomość lub umów się na rozmowę