Um贸w Konsultacj臋

Dane kontaktowe

 

794 115 512

 

kontakt@jacekantczak.pl

 

ul. Le艣na 33/7, Gdynia

 

NIP 583 259 38 23

Menu

 

Start

 

Us艂ugi

 

Case Study

 

Blog

 

Opinie

Newsletter

 

Zapisz si臋 na newsletter z kt贸rego dowiesz si臋 jak budowa膰 wzrost Twojej firmy

 

Wyra偶am zgod臋 na przetwarzanie danych 

Wy艣lij
Wy艣lij
Formularz zosta艂 wys艂any 鈥 dzi臋kujemy.
Prosz臋 wype艂ni膰 wszystkie wymagane pola!
Sylwetki lider贸w celebruj膮cych zwyci臋stwo na tle wschodu s艂o艅ca, symbolizuj膮cego nowy rozdzia艂 firmy.

Kluczowe Wska藕niki Efektywno艣ci (KPI) - dowiedz si臋 jak zbudowa膰 system pomiaru skuteczno艣ci biznesu.

07 stycznia 2024

Kluczowe Wska藕niki Efektywno艣ci

Wi臋cej artyku艂贸w

Typowe b艂臋dy w mierzeniu KPI

 

W mojej karierze zauwa偶y艂em, 偶e firmy cz臋sto pope艂niaj膮 b艂臋dy podczas budowy systemu miernik贸w KPI, kt贸re mog膮 prowadzi膰 do nieprawid艂owych wniosk贸w i decyzji, kt贸re mog膮 mie膰 negatywny wp艂yw na wyniki firmy.

Jednym z najcz臋stszych b艂臋d贸w jest mierzenie zbyt wielu wska藕nik贸w, co prowadzi do zbyt du偶ego nat艂oku informacji i utraty skupienia na najwa偶niejszych wska藕nikach. Innym b艂臋dem jest brak jasnej definicji KPI. Firmy cz臋sto mierz膮 wska藕niki, kt贸re nie s膮 jasno zdefiniowane, co prowadzi do nieporozumie艅 i nieprawid艂owych interpretacji wynik贸w.

Kolejnym b艂臋dem, jest brak aktualizacji KPI. Rynki i biznesy zmieniaj膮 si臋 bardzo szybko, dlatego wa偶ne jest, aby regularnie aktualizowa膰 i dostosowywa膰 miary efektywno艣ci do zmieniaj膮cych si臋 warunk贸w biznesowych.

 

Narz臋dzia do analizy KPI

 

Uruchomienie procesu pomiaru efektywno艣ci biznesowej za pomoc膮 analizy danych i KPI poza opracowaniem samych wska藕nik贸w wymaga wdro偶enia systemu monitorowania i analizy co z kolei wymaga okre艣lenia metod zbierania danych i przekszta艂cenia ich w 艂atwe do analizowania informacje. To r贸wnie偶 kwestia edukacji pracownik贸w, aby mieli 艣wiadomo艣膰 jakie dzia艂ania wp艂ywaj膮 na popraw臋 poszczeg贸lnych wska藕nik贸w. Na rynku dost臋pne s膮 r贸偶ne rozwi膮zania i narz臋dzia analityczne umo偶liwiaj膮ce sprawn膮 analiz臋 KPI, pocz膮wszy od:

 

  • prostych arkuszy kalkulacyjnych:

 

  • poprzez wbudowane do klasycznych system贸w ERP kokpit贸w menad偶erskich:

 

  • po zaawansowane aplikacje Business Intelligence, automatyzuj膮ce zbieranie i analiz臋 danych:

 

Podsumowanie

 

KPI s膮 niezb臋dne dla monitorowania wynik贸w dzia艂alno艣ci firmy oraz analizowania efektywno艣ci biznesowej i realizacji cel贸w strategicznych. Znaczenie KPI polega na dostarczaniu kluczowych danych do podejmowania 艣wiadomych decyzji i identyfikacji obszar贸w wymagaj膮cych uwagi. Budowanie r贸偶norodnych wska藕nik贸w, w takich obszarach jak finansowe, procesy, klienci i pracownicy, pozwala na kompleksow膮 ocen臋 dzia艂alno艣ci firmy i uwa偶no艣膰 na kluczowe dla niej elementy. Wa偶ne jest, aby kluczowe wska藕niki KPI by艂y jasno zdefiniowane, mierzalne i zwi膮zane z celami firmy. KPI to nie tylko liczby, to narz臋dzie, kt贸re pomaga zrozumie膰, gdzie firma jest teraz wzgl臋dem swoich cel贸w i jakie kroki musi podj膮膰, aby tam dotrze膰.

Jak zdefiniowa膰 Kluczowe Wska藕niki Efektywno艣ci firmy?

 

Definiowanie KPI firmy to proces, kt贸ry wymaga podj臋cia okre艣lonych dzia艂a艅. W pierwszej kolejno艣ci nale偶 okre艣li膰 najistotniejsze cele firmy, umo偶liwiaj膮ce budowanie przewag rynkowych oraz zidentyfikowa膰 kluczowe procesy, kt贸re wp艂ywaj膮 na generowanie warto艣ci dla klient贸w i co za tym idzie zysku dla firmy.

Og贸lne cele firmy s膮 relatywnie podobne w r贸偶nych organizacjach i s膮 to zazwyczaj finansowe wska藕niki skupione w zakresie: przychodu, zysku, rentowno艣ci firmy lub jej poszczeg贸lnych jednostek lub mar偶owo艣ci. Metryki bardziej szczeg贸艂owe, dotycz膮ce obszar贸w niefinansowych i zagadnie艅 zwi膮zanych z: Klientami, Pracownikami czy Kluczowymi Procesami, zale偶膮 od Modelu Biznesowego i obranej bardziej lub mniej 艣wiadomie Strategii Rozwoju oraz etapu rozwoju organizacji.

 

Inne KPI powinna okre艣li膰 firma realizuj膮ca us艂ugi budowlane, inne firma handlowa a inne produkcyjna. Jeszcze inn膮 perspektyw膮 kreowania KPI jest skupienie na kluczowych procesach, gdzie w jednym przedsi臋biorstwie kluczowym procesem b臋dzie pozyskiwanie klient贸w, w innym ich sprawna obs艂uga, w kolejnym sprawne i szybkie dostarczenie towaru, a jeszcze w innym produkcja wysokich jako艣ciowo produkt贸w w optymalnej cenie. Jasno zdefiniowane wska藕niki s膮 艂atwe do zrozumienia dla wszystkich cz艂onk贸w zespo艂u, powinny one by膰 zwi膮zane z konkretnymi celami i stosunkowo 艂atwo mierzalne i okre艣lone czasowo, tzn. dotyczy膰 miesi膮ca, kwarta艂u lub roku.

 

Przyk艂ady pyta艅 kt贸re mog膮 pom贸c w wyznaczaniu kluczowych wska藕nik贸w KPI:

  • Jakie s膮 strategiczne cele firmy?

  • Dlaczego okre艣lone cele s膮 dla firmy istotne?

  • Jaki wynik finansowy chcemy osi膮gn膮c?

  • Jakie dzia艂ania zostan膮 podj臋te aby tego dokona膰?

  • Jakie s膮 kluczowe procesy w firmie?

KPI (Key Performance Indicators), czyli kluczowe wska藕niki efektywno艣ci, to narz臋dzie pomagaj膮ce firmom monitorowa膰 i analizowa膰 swoj膮 wydajno艣膰 i stopie艅 realizacji cel贸w biznesowych. KPI to konkretne, mierzalne warto艣ci, kt贸re pokazuj膮 w jakim stopniu firma osi膮ga zaplanowane cele. Mog膮 one dotyczy膰 r贸偶nych aspekt贸w dzia艂alno艣ci, takich jak: finanse, sprzeda偶, marketing, produkcja, obs艂uga klienta, zasoby ludzkie i wiele innych. Najwa偶niejsze jest, aby by艂y one dobrze zdefiniowane, zrozumia艂e dla wszystkich i bezpo艣rednio zwi膮zane z celami strategicznymi firmy.

 

Metoda budowy i monitorowania wska藕nik贸w KPI jest doskonale znana w du偶ych i 艣rednich organizacji i staje si臋 coraz bardziej popularna w艣r贸d w艂a艣cicieli i lider贸w mniejszych przedsi臋biorstw. Doceniana jest w szczeg贸lno艣ci za swoj膮 prostot臋 i skuteczno艣膰 we wspieraniu zarz膮dzania przedsi臋biorstwem. KPI to nie tylko wska藕niki wspieraj膮ce analiz臋 efektywno艣ci firmy poprzez wyznaczanie i monitorowanie cel贸w, ale r贸wnie偶 przydatne narz臋dzie w kszta艂towaniu strategii i podejmowania decyzji opartych o dane.

 

Znaczenie KPI dla skuteczno艣ci biznesu

 

Budowa KPI umo偶liwia 艣ledzenie cel贸w i dzia艂a艅 firmy oraz mierzy膰 post臋p w osi膮ganiu cel贸w strategicznych. Oto powody dlaczego warto zarz膮dza膰 skuteczno艣ci膮 firmy poprzez KPI:

  • Mierzenie post臋pu realizacji cel贸w - KPI umo偶liwiaj膮 skoncentrowanie si臋 na konkretnych aspektach dzia艂alno艣ci firmy i dostarczaj膮 miarodajnych danych, pozwalaj膮cych 艣ledzenie post臋pu w osi膮ganiu okre艣lonych cel贸w.

  • Orientacja na Cele - ka偶dy KPI jest powi膮zany z okre艣lonym celem strategicznym, co pomaga skoncentrowa膰 wysi艂ki firmy na priorytetach.

  • 艁atwo艣膰 analizy - KPI dostarczaj膮 prostych i zrozumia艂ych miernik贸w, kt贸re usprawniaj膮 analiz臋 efektywno艣ci i identyfikacj臋 obszar贸w wymagaj膮cych uwagi.

  • Decyzje na Podstawie Danych - dane i wnioski z KPI umo偶liwiaj膮 zwi臋kszenie efektywno艣ci podejmowanych decyzji. Firmy mog膮 dostosowa膰 dzia艂ania i ca艂膮 strategi臋 na podstawie bierz膮cych informacji i wynik贸w firmy.

  • Motywacja Zespo艂u - dost臋p do KPI umo偶liwia pracownikom 艣ledzenie swojego wk艂adu w osi膮ganie cel贸w firmy, co dzia艂a motywuj膮co i zwi臋ksza zaanga偶owanie.

  • Transparentno艣膰 -  KPI wprowadzaj膮 transparentno艣膰 w dzia艂ania firmy, umo偶liwiaj膮c zar贸wno wewn臋trznym, jak i zewn臋trznym interesariuszom zrozumienie, jak firma radzi sobie w realizacji swoich cel贸w.

鈥嬧嬧嬧嬧嬧嬧

KPI dostarczaj膮 cennych informacji, pomagaj膮cych w艂a艣cicielom i liderom podejmowa膰 艣wiadome decyzje a oparciu o dane, jednocze艣nie ograniczaj膮c ilo艣膰 informacji do tych najistotniejszych zdefiniowanych poprzez jedn膮 warto艣膰 okre艣laj膮c膮 skuteczno艣膰 dzia艂a艅 biznesowych. Analiza wska藕nik贸w KPI dostarcza r贸wnie偶 informacji kt贸re obszary dzia艂alno艣ci wymagaj膮 zwi臋kszonej uwagi. Przyk艂adowo je艣li wska藕nik zadowolenia klient贸w spada jest to sygna艂, 偶e na kt贸rym艣 etapie procesu obs艂ugi jako艣膰 dzia艂a艅 firmy jest zbyt niska. Generalnie wska藕niki efektywno艣ci proces贸w mog膮 by膰 pierwszym krokiem budowy zestawu wska藕nik贸w efektywno艣ci podnosz膮cych efektywno艣膰 zarz膮dzania i wspieraj膮cych identyfikacj臋 obszar贸w do optymalizacji.

 

Rodzaje wska藕nik贸w efektywno艣ci

 

Kiedy my艣limy o mierzeniu efektywno艣ci firmy i jej proces贸w oraz stopnia realizacji cel贸w, nale偶y pami臋ta膰, 偶e wska藕niki efektywno艣ci biznesowej mog膮 dotyczy膰 r贸偶nych aspekt贸w dzia艂alno艣ci i powinny by膰 definiowane zgodnie z g艂贸wnymi celami firmy, wynikaj膮cymi z za艂o偶e艅 modelu biznesowego. Jednocze艣nie strategia opracowania zestawu wska藕nik贸w KPI powinna opiera膰 si臋 o g艂贸wne kategorie kt贸rymi s膮:

  • Wska藕niki Finansowe

  • Wska藕niki Efektywno艣ci Proces贸w

  • Wska藕niki Obs艂ugi Klienta

  • Wska藕niki Zadowolenia i Efektywno艣ci Pracownik贸w

 

Poni偶ej kilka przyk艂ad贸w wska藕nik贸w KPI z ka偶dej kategorii, jednocze艣nie nale偶y pami臋ta膰, 偶e ilo艣膰 KPI powinna by膰 dopasowana do skali dzia艂alno艣ci oraz potrzeb organizacji wynikaj膮cych z realizowanego modelu biznesowego.

W firmach skupionych na efektywno艣ci biznesowej do艣膰 znanym zjawiskiem jest zbyt du偶a liczba wska藕nik贸w.

Pami臋taj, 偶e to, 偶e mo偶esz co艣 zmierzy膰, nie oznacza od razu 偶e powiniene艣 to robi膰. Je艣li miernik nie dostarcza informacji wp艂ywaj膮cej na rozw贸j biznesu i budow臋 przewag konkurencyjnych, istnieje du偶a szansa, 偶e jest niepotrzebny.

 

Wska藕niki Finansowe, pozwalaj膮 przedsi臋biorstwu oceni膰 kondycj臋 finansow膮 oraz skuteczno艣膰 zarz膮dzania zasobami i kapita艂em. S膮 one kluczowe w procesie podnoszenia efektywno艣ci finansowej i budowania kultury organizacji opieraj膮cej decyzje na danych. Przyk艂ady wska藕nik贸w KPI finansowych:

  • Zysk Brutto - pokazuje zysk jako procent ca艂kowitych przychod贸w ze sprzeda偶y po odj臋ciu koszt贸w sprzedanych towar贸w i/lub us艂ug. Jest to bazowy wska藕nik skuteczno艣ci operacyjnej firmy i rentowno艣ci wynikaj膮cej z podstawowej  dzia艂alno艣ci. Zysk brutto nie uwzgl臋dnia wszystkich koszt贸w operacyjnych i og贸lnych, takich jak koszty administracyjne, wynagrodzenia pracownik贸w poza produkcj膮, czy koszty marketingu.

  • Zysk Netto - ten wska藕nik wyra偶a procent przychod贸w pozosta艂ych po odj臋ciu wszystkich koszt贸w operacyjnych, odsetek i podatk贸w. Daje dok艂adniejszy obraz rentowno艣ci i pokazuje na jakim poziomie koszty operacyjne niezwi膮zane bezpo艣rednio z dostarczaniem warto艣ci dla klienta ko艅cowego obci膮偶aj膮 rentowno艣膰.

  • Mar偶a - czyli r贸偶nica pomi臋dzy przychodami i kosztami, pokazuje ile firma zarabia. Najcz臋艣ciej wykorzystywana do analizy op艂acalno艣ci na ka偶dej sprzedanej jednostce produktu lub us艂ugi po odj臋ciu koszt贸w wytworzenia (mar偶a 1 stopnia), koszt贸w transportu (mar偶a 2 stopnia), koszt贸w sprzeda偶y (mar偶a 3 stopnia). W zale偶no艣ci od potrzeb, mo偶liwe jest budowanie kolejnych poziom贸w mar偶y, tzn. odejmowa膰 kolejne typy koszt贸w. 

  • Rentowno艣膰 - to stosunek zysku netto do warto艣ci firmy lub kapita艂u w艂asnego. Wska藕nik rentowno艣ci wskazuje, jak dobrze firma wykorzystuje swoje zasoby do generowania zysku. Rentowno艣膰 jest wska藕nikiem efektywno艣ci biznesowej definiowanym indywidualnie dla ka偶dej firmy, poniewa偶 przepis na efektywno艣膰 mo偶e si臋 r贸偶ni膰 ze wzgl臋du na bran偶臋 i rodzaj prowadzonej dzia艂alno艣ci.

  • Przep艂yw 艢rodk贸w Pieni臋偶nych - nazywany r贸wnie偶 Cash Flow, to saldo 艣rodk贸w pieni臋偶nych, kt贸re firma otrzymuje i wydaje. Pokazuje mo偶liwo艣ci firmy do regulowania nale偶no艣ci, uruchomienia inwestycji i inicjatyw ze 艣rodk贸w w艂asnych. Cash Flow to kolejny wska藕nik kt贸ry jest definiowany indywidualnie dla ka偶dej firmy, poniewa偶 przedsi臋biorstwa maj膮 unikalne struktury, modele biznesowe i strategie finansowe, ponadto ka偶da firma generuje i wydaje 艣rodki pieni臋偶ne w r贸偶ny spos贸b, w zale偶no艣ci od bran偶y, cyklu 偶ycia produktu i specyfiku rynku. Monitorowanie przep艂yw贸w pieni臋偶nych jest istotne dla oceny zdolno艣ci firmy do utrzymania p艂ynno艣ci finansowej i realizacji cel贸w organizacji.

 

Wska藕niki Efektywno艣ci Proces贸w. Procesy z definicji powinny by膰 mierzone aby sprawnie nimi zarz膮dza膰 i dokonywa膰 optymalizowa膰, zwi臋kszaj膮cych skuteczno艣膰 ca艂ej organizacji. Zarz膮dzanie procesowe zak艂ada analiz臋 efektywno艣ci kluczowych proces贸w za pomoc膮 takich miar jak:

  • Czas trwania procesu.

  • Ilo艣膰 i warto艣膰 wykorzystywanych zasob贸w - osobowych, finansowych, materia艂owych.

  • Jako艣膰 procesu - mierz膮ca ilo艣膰 defekt贸w, reklamacji i b艂臋d贸w.

  • Elastyczno艣膰 - oceniaj膮ca zdolno艣膰 do dostosowania si臋 do warunk贸w rynkowych.

 

Naturalnie powy偶sze przyk艂ady nie wyczerpuj膮 zestawu wska藕nik贸w monitoruj膮cych efektywno艣膰 proces贸w, w zale偶no艣ci od modelu biznesowego firmy i jego struktury przychodowo-kosztowej, mierzy膰 warto procesy takie jak:

  • Skuteczno艣膰 dzia艂a艅 i kampanii marketingowych.

  • Efektywno艣膰 pozyskiwania led贸w i szans sprzeda偶owych.

  • Efektywno艣膰 sprzeda偶y, rozumian膮 jako ilo艣膰 i warto艣膰 wygrywanych szans sprzeda偶owych.

  • Jako艣膰 produkt贸w i szybko艣膰 dostaw.

 

Wska藕niki Obs艂ugi Klienta. Monitorowanie wska藕nik贸w zwi膮zanych w obs艂ug膮 i zadowoleniem klienta powinny by膰 w centrum uwagi ka偶dego przedsi臋biorstwa nastawionego na rozw贸j i zdobywanie rynku. W艣r贸d najpopularniejszych KPI z tego obszaru mo偶na wymieni膰:

  • Liczba reklamacji i zastrze偶e艅 oraz czas i koszt ich rozwi膮zania.

  • Czas realizacji zam贸wienia.

  • Wska藕nik utrzymania klienta, czyli procent klient贸w wsp贸艂pracuj膮cych z firm膮 przez d艂u偶szy okres czasie. To kluczowy wska藕nik dla firm opieraj膮cych swoje modeli biznesowe na d艂ugoterminowych relacjach.

  • NPS (Net Promoter Score), to metryka okre艣laj膮ca prawdopodobie艅stwo polecania firmy przez klient贸w. Istotny wska藕nik lojalno艣ci i zadowolenia.

 

Wska藕niki Zadowolenia i Efektywno艣ci Pracownik贸w, zwi膮zane z obszarem HR to w ma艂ych i 艣rednich firmach gdzie prawie ka偶dy pracownik jest zaanga偶owany w tworzenie warto艣ci przedsi臋biorstwa to niezwykle istotny temat. Przyk艂ady HR KPI:

  • Wska藕nik rotacji pracownik贸w - powinien wskazywa膰, jak du偶a cz臋艣膰 pracownik贸w w danym okresie rozwi膮za艂a wsp贸艂prac臋 z firm膮. Wysoka warto艣膰 wska藕nika KPI informuje, 偶e nale偶y przeanalizowa膰 proces rekrutacji, zweryfikowa膰 oczekiwania pracownik贸w lub zmieni膰 co艣 w kulturze organizacyjnej.

  • Poziom satysfakcji pracownik贸w - realizowany w postaci ankiet sprawdza, na ile pracownicy s膮 zadowoleni z firmy i w艂asnej w niej pozycji.

  • Produktywno艣膰 pracownik贸w - do okre艣lenia produktywno艣ci pracownika mo偶na wykorzysta膰 nast臋puj膮ce wska藕niki:

    • Efektywno艣膰 pracy, mierzona jako ilo艣膰 pracy wykonanej przez pracownika w okre艣lonym czasie, np. ilo艣膰 wykonanych zada艅 na godzin臋.

    • Jako艣膰 pracy, czyli ocena stopnia, w jakim wyniki pracy spe艂niaj膮 ustalone standardy jako艣ci.
    • Terminowo艣膰, okre艣lana jako procent zada艅 wykonanych na czas.

    • Innowacyjno艣膰 i inicjatywa, oceniaj膮ca wk艂ad pracownika w rozw贸j i ulepszanie proces贸w w kt贸rych uczestniczy. 

Um贸w si臋 na konsultacj臋 dot. budowy strategii KPI dla Twojej firmy.

Jeste艣 zainteresowany doradztwem biznesowym?
Napisz, lub zadzwo艅. Ustalimy wsp贸lnie termin spotkania.

 

Zarezerwuj bezp艂atn膮 konsultacj臋 w temacie wska藕nik贸w efektywno艣ci w Twojej firmie