Jak wdrożyć ISO 9001?
Każda firma dochodzi do takiego etapu w swoim rozwoju, gdzie skala prowadzonej działalności wymusza poszukiwanie metod i sposobów na skuteczniejsze zarządzanie procesami, zasobami, jakością i relacjami. Dostępnych metodyk jest naprawdę sporo, jednocześnie niewiele rozwijanych oraz udoskonalanych jest przez dekady i trwale wpisało się w modele zarządzania małych, średnich i dużych organizacji na całym świecie. Taką metodą jest standard ISO 9001. Jak go skutecznie wdrożyć i zyskać coś więcej niż certyfikta szerzej w poniższym artykule.
ISO 9001 to międzynarodowy standard zarządzania, którego wdrożenie potwierdza spójny sposób zarządzania organizacją, jakością i relacjami z klientem. Wdrożenie systemu ISO pomaga uporządkować procesy biznesowe i wspiera budowę kultury ciągłego doskonalenia. Warto zauważyć, że wymagania normy ISO 9001 nie są zbiorem sztywnych reguł, ale stosunkowo elastycznym narzędziem, które można dopasować do specyfiki każdej organizacji, bez względu na jej wielkość czy rodzaj prowadzonej działalności.
Posiadanie certyfikatu ISO 9001 stanowi jednocześnie przewagę konkurencyjną, ponieważ wiele firm, oczekuje od swoich dostawców spełniania wymagania systemu ISO, dlatego certyfikat ISO otwiera nowe możliwości biznesowe i zwiększa zaufanie do jakości oferowanych produktów i usług.
Przed podjęciem decyzji o implementacji wymagań normy ISO 9001, warto upewnić się że zakres wymagań normy ISO jest dla organizacji jasny i zrozumiały oraz firma posiada motywację aby podejście procesowe stanowiło bazę do planowania działań przedsiębiorstwa. Wszyscy liderzy muszą być przekonani do zarządzania przez procesy i podejścia opartego na stałym doskonaleniu.
Kluczowe elementy systemu jakości ISO 9001
Wdrożenie systemu zarządzania opartego o ISO 9001 zakłada skupienie organizacji na kilku obszarach, tworzących spójną całość, tymi obszarami są:
- Przywództwo i zaangażowanie. To fundament wdrożenia systemu ISO, zakładający że najwyższe kierownictwo musi wykazać, że skutecznie zarządza systemem i organizacją.
-
Orientacja na klienta. ISO 9001 kładzie nacisk na zrozumienie i spełnianie potrzeb klientów, zachęcając firmy do regularnego zbierania i analizowania feedbacku oraz stałego zwiększania zadowolenia klienta.
-
Podejście procesowe. Międzynarodowa norma ISO 9001 promuje zarządzanie procesowe, które pomaga w identyfikacji i optymalizacji działań oraz poprawie efektywności całego przedsiębiorstwa.
-
Zarządzanie ryzykiem. Identyfikacja i zarządzanie potencjalnymi zagrożeniami i szansami buduje przestrzeń do myślenia wariantowego oraz budowania scenariuszy wydarzeń na różne okoliczności.
-
Ciągłe doskonalenie. To praktyka, która zakłada stałe dostosowanie systemu zarządzania do zmian i poprawę skuteczności procesów poprzez pomiar ich efektywności.
Planując wdrożenie normy ISO, niezbędne jest dobre zrozumienie powyższych podejść, ale również pełna z nimi identyfikacja, na każdym poziomie struktury organizacyjnej.
Przeczytaj nasze pozostałe wpisy na blogu
Przygotowanie do wdrożenia ISO 9001 - ocena bieżącej sytuacji firmy
Zanim przystąpisz do projektowania efektywnego systemu zarządzania opartego o wymagania normy ISO 9001, należy określić obecną sytuację firmy. Można do tego wykorzystać różne metody, takie jak: Business Model Canvas lub analiza GAP. Skupmy się na popularnym GAPie, który pomaga w zdefiniowaniu luk, dzięki porównaniu aktualnych praktyk i procesów z wymaganiami systemu jakości ISO 9001. Podczas takiej analizy oceniamy, czy obecna struktura wspiera system jakości ISO. Identyfikujemy główne procesy i sprawdzamy, czy są one udokumentowane i mierzalne. Analizujemy istniejącą dokumentację pod kątem jej przydatności dla wdrożenia systemu zarządzania i polityki jakości. Oceniamy, czy firma posiada odpowiednie zasoby (osobowe, infrastrukturalne, technologiczne) do wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością. Badamy, na ile obecna kultura organizacyjna wspiera wymagania normy ISO 9001. Wyniki takiej analizy stanowią punkt wyjścia do opracowania planu wdrożenia ISO 9001 i wskazują obszary wymagające uwagi, co umożliwia efektywne wdrożenie systemu ISO.
Etapy wdrożenia systemu ISO 9001
Wdrożenie systemu zarządzania ISO 9001 to proces, który należy podzielić na następujące etapy:
-
Planowanie - na tym etapie definiujemy cele wdrożenia normy ISO 9001, tworzymy harmonogram i planujmy niezbędne zasoby.
-
Analiza i mapowanie procesów - w tym miejscu identyfikujemy i dokumentujemy kluczowe procesy w firmie, wykorzystując takie narzędzia jak diagram przepływu, aby wizualizować procesy i ich wzajemne powiązania.
-
Modelowanie procesów - nierzadko zdarza się, że wdrożenie dokumentacji ISO wymaga wprowadzenia nowych lub zmodyfikowanych procesów do codziennej praktyki, co może wymagać zmiany nawyków i sposobu pracy.
-
Opracowanie dokumentacji - w kolejnym kroku tworzona jest niezbędna dokumentacja systemu zarządzania, w tym księga jakości, procedury i instrukcje. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, aby dokumentacja była jasna, czytelna i praktyczna.
-
Szkolenia - kolejnym etapem jest przeprowadzenie szkolenia, aby zapewnić zrozumienie i prawidłowe stosowanie nowych procesów i procedur systemu ISO.
-
Audyt wewnętrzny - po opracowaniu dokumentacji systemowej ISO 9001, przeprowadzony być powinien wewnętrzny audyt, aby sprawdzić, czy wdrożony system spełnia wymagania systemu jakości ISO i czy jest skutecznie stosowany.
-
Działania korygujące - na podstawie wyników audytu wdrażane są niezbędne korekty i usprawnienia.
Opracowanie księgi jakości
Podstawowym dokumentem w systemie zarządzania jakością ISO 9001 jest księga jakości. Dobrze opracowana dokumentacja systemu zarządzania to nie tylko spełnienie formalnych wymagań standardu, ale również praktyczne narzędzie dla pracowników i kierownictwa. Opracowana zgodnie z wymaganiami księga jakości precyzyjnie definiuje obszar działalności firmy objęty systemem, kontekst organizacji, czyli wewnętrznych i zewnętrznych czynników wpływających na działalność firmy. Niezbędna jest również jasna deklaracja firmy w zakresie utrzymania i doskonalenia jakości. Dokumentacja systemu zarządzania powinna również posiadać wizualizację głównych procesów i określać zasady zarządzania procesami, w tym metody pomiaru ich efektywności oraz opisywać proces ciągłego doskonalenia i sposobu zarządzania przez systematyczne poprawianie jakości, odpowiadając na pytanie: jak firma będzie identyfikować obszary do poprawy i wdrażać usprawnienia? Dokumentacja systemu zarządzania, czyli księgi jakości powinna być żywym dokumentem, regularnie aktualizowanym w miarę zmian zachodzących w procesach i obszarach działalności objętych systemem zarządzania.
Szkolenie pracowników w zakresie ISO 9001
Zaangażowanie pracowników jest kluczowym elementem wdrożenia ISO 9001, ponieważ działanie każdego systemu zarządzania jest tak efektywne, jak ludzie, którzy go stosują. Podczas takich szkoleń pracownicy dowiadują się czym jest ISO 9001, jakie są cele standardu i jak wpływa on na ich codzienną pracę oraz jak każdy pracownik wpływa na działanie systemu zarządzania. Omawiane są również planowane zmiany w procesach i procedurach - o ile są niezbędne, oraz jak zarządzanie procesowe wpływa na efektywność organizacyjną. Na szkoleniu warto również wyjaśnić, jak prawidłowo korzystać z dokumentacji systemu zarządzania, na czym polegają audyty i jak się do nich przygotować. Zachęcamy także pracowników do aktywnego udziału w doskonaleniu systemu ISO i świadomym zarządzaniu procesami. Dobrze aby szkolenie łączyło teorię z praktyką, wykorzystując studia przypadków, warsztaty i symulacje, aby pracownicy mogli zastosować nową wiedzę w praktyce.
Najlepsze praktyki wdrożenia ISO 9001, zakładają zaangażowanie pracowników w proces mapowania i optymalizacji procesów oraz otwartą komunikację z pracownikami na temat celów postępów procesu wdrożenia normy. Istotne jest również stopniowe wdrażanie zmian, aby uniknąć przeciążenia organizacji.
Poznaj wyzwania naszych Klientów
Transformacja organizacyjna w branży budowlano-instalacyjnej
Analiza Modelu Biznesowego
Mapowanie Procesów
Raportowanie Rentowności Projektów
Optymalizacja procesów obsługi Klientów w firmie zarządzającej nieruchomościami
Analiza Modelu Biznesowego
Optymalizacja i Modelowanie Procesów
Budowa Mierników Efektywności
Opracowanie badań i analiz biznesowych dla Klubu Sportowego
Analiza Modelu Biznesowego
Badanie Kultury Organizacyjnej
Analiza Benchmarkingowa
Audyt wewnętrzny i ciągłe doskonalenie
Audyt jest standardowym narzędziem w utrzymaniu i doskonaleniu systemu zarządzania jakością ISO 9001. Proces audytu wewnętrznego obejmuje opracowanie planu audytów, obejmujący wszystkie obszary systemu zarządzania jakością, zapoznanie się z dokumentacją i wynikami poprzednich audytów, przeprowadzenie wywiadów, obserwacje i przegląd dokumentów, i finalnie przygotowanie szczegółowego raportu, zawierającego obserwacje i rekomendacje. Doskonalenie jako integralna częścią ISO 9001, wykorzystujące wyniki audytów, analizę danych i informacji zwrotnych od klientów do identyfikacji obszarów wymagających poprawy. Najczęściej stosowaną metodologią w doskonaleniu systemu ISO jest PDCA (Plan-Do-Check-Act). Więcej o cyklu Deminga, bo również taką nazwę nosi metoda PDCA przeczytać możesz pod poniższym linkiem.
Cykl Deminga (PDCA) - narzędzie doskonalenia procesów
Proces pozyskania certyfikatu ISO 9001
Certyfikacja ISO 9001 to formalne potwierdzenie, że wdrożenie systemu zarządzania zakończyło się sukcesem i spełnia on wymagania standardu.
Proces certyfikacji obejmuje następujace etapy:
-
Wybór jednostki certyfikującej i przeprowadzenie audyt. Na kwiecień 2025 w polsce jest 37 podmiotów posiadających możliwość certyfikacji sytemów zarządzania ISO 9001. Wykaz jednostek prowadzi Polskie Centrum Akredytacji.
-
Audyt wstępny (nazywany również zerowym), podczas którego identyfikuje się ewentualne luki przed właściwym audytem certyfikacyjnym.
-
Wydanie certyfikatu ISO.
-
Roczne audyty nadzoru, potwierdzające zgodność systemu z wymaganiami.
Korzyści z wdrożenia ISO 9001
Wdrożenie ISO 9001 przynosi szereg korzyści, do najważniejszych z nich nalezy zaliczyć: poprawę efektywności procesów, oraz jakości produktów i usług, zwiększenie satysfakcji klientów i lepsze zrozumienie ich potrzeb. Wdrożenie ISO to również budowa wizerunku profesjonalnej i sprawnie zarządzanej organizacji. Certyfikat ISO 9001 to znak jakości i profesjonalizmu, pomagający w zdobyciu nowych klientów i rynków.
Mimo, że proces wdrożenia ISO wymaga zaangażowania i często zmiany podejścia do zarządzania procesami oraz jakością to korzyści jakie przynosi certyfikat ISO 9001, znacząco przewyższają nakłady.
Aby dowiedzieć się jak implementacja ISO 9001 powinna wyglądać w Twojej firme,
skontaktuj się telefonicznie lub wypełnij poniższy formularz.
Skorzystaj z darmowej konsultacji